一、目的:为规范本单位印章的管理,维护企业形象和合法权益, 实现印章管理的制度化和规范化, 特制定本办法。所有用印手续均按照本办法履行签字审核手续。
二、印章的分类:单位的印章根据用途、类别分为:公章、财务专用章、法人章、合同章、发票专用章。
三、具体内容:
(一)管理:
1. 各类印章的使用须严格登记程序,完成审批手续后方可用印;不符合规定和不经主管领导签发的文件、资料、合同等,公章保管人有权拒印。
2. 任何情况不得携出各类公章或外借。若因工作需要,确须将印章带出,需提交申请,经主管领导批准,并由公章保管员携章随同。公章保管员要保证公章在外时只可用于申请事由。
3. 各类公章的保管人严格执行单位印章管理制度,不得私自使用公章,不得外借,不因任何人指示、要求而违规用章。
4. 保管人员不在时由主管领导指定人代管,双方做好印章的交接手续。
(二)各类印章的使用范围:
1.公章的使用范围:
1)、公司对外签发的文件;
2)、公司与相关单位联合签发的文件;
3)、由公司出具的证明及有关资料;
4)、公司对外提供的财务报告;
5)、公司章程、协议;
6)、员工的调动、任免及聘用。
2. 财务专用章及法人章主要用于货币结算等相关业务。
3. 合同章主要用于公司对外签订合同等相关经济活动。
4. 发票专用章是税法规定开具发票时必须加盖的。
(三) 各类印章的管理:
1、公章的保管与使用:
1)、单位公章由综合管理部经理负责保管与使用。
2)、使用公章须履行登记手续,由经办人至综合管理部填写《公章使用登记表》,写明用印事由,并经主管领导审核同意后,方可用印。
3)、以单位名义上报、外送、下发的文件、资料等,经由主管领导审阅批准,综合管理部经理同意后方可加盖印章。
4)、任何人不得以任何事由要求在空白书面上加盖公章。
2、财务专用章、法人章的保管与使用:
1)、财务专用章由财务部经理负责保管;法人章由综合管理部经理负责保管。
2)、财务专用章与法人章不得交与单位同一负责人 自行保管和使用。
3)、使用财务章和法人章必须经过综合管理部经理报请主管领导批准。特别是法人章用印须履行登记手续,由经办人至综合管理部填写《法人章使用登记表》写明用印事由,并经主管领导审核同意后,方可用印。
4)、任何人不得以任何事由在空白书面上加盖财务专用章和法人章。
四、公章管理其他要求:
1.公章保管人应妥善保管公章,不得转借他人,如有遗失,必须及时向公司主管领导报告,并承担相应责任。
2.公章保管人发生职位异动时,必须进行公章及其使用情况的交接工作。
3.公章保管人应对盖公章对象和《公章使用申请单》上载明的签署情况予以核对,经核对无语后方可盖章,否则要承担相应的责任。
4.以公司名义签定的合同、协议、订购单以及对外的重要文件等,由各专业人员审核,主管领导批准后方可盖章。
5.仅人取物、取款、挂失、办理各种证明,需要公司介绍信时,由主管领导严格审核,报批盖章。
6.对已调出、解除、终止劳动关系人员及公司外部人员要求出示相关证明的,必须持有效证件材料,经公司主管领导批准盖章。
7.公司不允许开具空白盖章,如特殊情况需要开具时,必须经总经理或董事长批准,经办人持空白盖章外出办事后,必须向公司汇报使用情况,未使用的要交回。
8.各类《印章使用申请单》作为使用印章的凭据,公章保管人要妥善留存,定期整理归档,以备查询。
9.任何人员必须严格依照本管理程序使用公章,违反本管理程序的规定,擅自使用公章,予以处分或经济处罚。
五、本管理制度最终解释权归武汉融生融资担保有限公司综合管理部。
六、本管理制度自发布之日起实施。