1.目的
为规范公司档案管理,增强公司档案的实用性和有效性,使公司的档案管理工作规范化、标准化、符合《档案法》及有关档案管理工作的规定和要求,特制定本制度。
2.适用范围
公司的红头文件、委托书、协议、合同、工程资料、图纸、通知等各类具有参考价值的文件资料。
3.职责
3.1综合管理部负责公司各类档案的管理。
3.2各部门负责将需归档的材料及时归档。
4.内容
4.1文件与记录的编号方法:
4.1.1文件的编号方法:
4.1.2记录的编号方法:
部门的代号为:工程部(GC)、综合管理部(ZG)、工艺设备部(GS)。
记录类别号为:通知(TZ)、报告(BG)、合同(HT)、协议(XY)等
4.2档案的管理
1)对归档的文件材料,应及时做好归档后的整理工作,按照专业工作的特点,进行分类、编目、登记、作必要的加工整理,以便于查找和提供利用。
2)应编制必要的检索工具,积极提供档案为各项工作服务。
3)档案的保存应尽量保持适当的温度和湿度,并且做好防盗、防火、防光、防潮、防虫、防鼠、防尘、防污染等安全措施。
4)档案管理员要定期检查档案的保管情况,做到及时发现和处理不安全隐患,及时修补或复制破损和变质的档案,保证档案齐全、完整。如发生意外及时报告。
5)做好各种档案的收进、移出、保管、利用等情况的登记统计工作。
6)应归档的资料一般须归档一份,重要的或使用频繁的可归档二份。字迹清楚,禁止归档铅笔书写的资料。
7)管理档案的人员调动工作时,必须在离职前将所保管的档案的数量和状况交待清楚,并办理交接手续。
4.3档案的借阅
1)公司各部门需查阅文书档案必需持部门负责人签述证明,方可查阅。
2)查阅保密的文件材料,须经分管副总或总经理批准后方可查阅。
3)外来人员查档,须持查档介绍信,经分管领导批准后方可查阅。
4)档案一般不外借,确因工作需要外借时,须经公司领导同意,并严格履行借阅登记手续后,方可借出。
5)借阅人员对档案材料要加以爱护,严禁在档案材料上折叠、涂改、圈画、折散、污损。
6)在接待查档中,要办理登记手续,借阅的档案要及时归还,归还时要履行清点、核对、注销手续。
7)图和蓝图只有一份的,概不外借。
8)调离公司者需持人事部门调令到综合管理部办理离公司手续。